IT-Ausstattung und Beschaffung

Für die Arbeitsplatzausstattung haben Sie die Wahl zwischen einem Desktop-Gerät oder einem Laptop mit Arbeitsplatz-Bundle (zusätzlicher 24''-Monitor, Tastatur, Maus und einer Docking-Station für Windows-Laptops).

Zudem haben Sie die Wahl zwischen Windows- und Apple-Systemen.

Die aktuellen Modelle und Gerätekonfigurationen finden Sie auf der Webseite der IuK-Haushaltskommission, siehe "Standardkonfigurationen 2018" (die Seite ist nur im UHH-Netz abrufbar oder von außer über VPN erreichbar).

Weichen Ihre Ausstattungsbedarfe von den Standards ab oder benötigen Sie Zusatzgeräte, so teilen Sie dies mit einer fachlichen Begründung Ihrer lokalen IT im Fachbereich bzw. der GWiss-IT mit.

Tablets (z. B. iPad) werden nur in wenigen fachlich detailliert begründeten Ausnahmefällen (z. B. Drittmittelprojekt mit einer fachlichen Anforderung, die nur mittels einer Anwendung auf einem Tablet realisiert werden kann) beantragt bzw. beschafft.

Die Abschreibungsfrist (Nutzungsdauer) aller Geräte beläuft sich auf fünf Jahre.

Für die Ausstattung mit Informations- und Kommunikationstechnik (IuK) wird von der Fakultät jährlich ein Antrag auf IuK-Haushaltsmittel  (zentrale Mittel der Universität) an die IuK-Haushaltskommission (IuK-HK) der Universität gestellt. In der Regel werden Geräte nach fünf Jahren ausgetauscht. An Hand der Bestandslisten und dem Ergebnis einer Bedarfsabfrage in der Fakultät wird der Antrag erstellt. Standard-Arbeitsplatzsysteme erfordern keine gesonderte Begründung.

Darüberhinausgehende Bedarfe müssen nachvollziehbar begründet werden. Aus dem Antrag muss hervorgehen, wie das gewünschte Gerät in die vorhandene Infrastruktur integriert werden soll und wie das Betriebs- und Nutzungskonzept ausgestaltet wird. Die Passung zur IT-Strategie und zum IT-Portfolio der Fakultät muss nachvollziehbar dargelegt werden.

Unvorhergesehene Bedarfe (z. B. Ausstattung bei Neuberufung, Ersatz nach Defekt oder Diebstahl) können von der GWiss-IT über einen IuK-Dringlichkeitsantrag beantragt werden. Der Vorgang benötigt aber einige Zeit für Angebotserstellung, Antragstellung, Begutachtung, Mittelzuweisung, Beschaffung, Lieferung und technische Einrichtung der Hardware.

IT-Bedarfe in Berufungszusagen müssen über die lokale IT beschafft werden. Bitte stellen Sie dazu der lokalen IT die Berufungszusage zur Verfügung und sprechen die konkreten Bedarfe und Wünsche ab. Auch hier müssen die Mittel zunächst beantragt werden, so dass die Ausstattung evtl. erst einige Zeit nach Ihrem Dienstantritt bereitgestellt werden kann. Bitte wenden Sie sich deshalb frühzeitig an die lokale IT. Anders als bei normalen Berufungsmitteln stehen Ihnen evtl. genannte Summen nicht direkt zur Verfügung.

Im Rahmen von Berufungszusagen bereitgestellten Mittel sind Haushaltsmittel der Universität Hamburg. Aus Berufungsmitteln getätigte Anschaffungen sind deshalb Eigentum der Universität Hamburg und nicht Eigentum des bzw. der Berufenen. Bei Verlassen der Universität Hamburg sind alle Geräte an die lokale IT zurückzugeben.

Drittmittelgeber erwarten in der Regel, dass die Arbeitsplatzausstattung der Mitarbeiter von der Universität gestellt wird. Bitte teilen Sie die Bedarfe frühzeitig GWiss-IT mit.

Sollte der Drittmittelgeber Mittel für IT bereitgestellt haben, müssen auch in diesen Fällen die IT-Bedarfe über die lokale IT abgewickelt und die Beschaffungsregeln eingehalten werden. Nach Ablauf des Drittmittelprojektes gehen die Geräte in den Besitz der Universität Hamburg über und müssen an GWiss-IT zurückgegeben werden.

Auch in diesen Fällen müssen die IT-Bedarfe über GWiss-IT beschafft und die Beschaffungsregeln eingehalten werden.

Bitte teilen Sie uns Ihre Wünsche und Bedarfe über das Beschaffungsformular mit.

Aus dem Angebot eines unserer Rahmenvertragspartner schlagen wir Ihnen das passende Gerät vor bzw. nennen Ihnen den Preis. Von uns erhalten Sie einen ausgefüllten Bestellschein mit weiteren Informationen.

Die Bestellung wird von der Einkaufsabteilung ausgeführt und die Ware bei der für Sie zuständigen IT-Abteilung angeliefert. Wir informieren Sie, wenn das Gerät inventarisiert und technisch eingerichtet ist und an Sie übergeben werden kann.

Die aus diesen Mitteln angeschafften Geräte werden NICHT automatisch nach 5 Jahren ersetzt!

Standardsoftware erhalten Sie über die lokale IT. Sonderbedarfe können über die lokale IT im Rechenzentrum beantragt werden. Beachten Sie, dass Kosten für Apps, Software-Abonnements und Software-Wartungskosten nicht übernommen bzw. erstattet werden können.

Es besteht zudem kein Anspruch auf eine bestimmte Software, wenn eine funktional vergleichbare Software im Rechenzentrum vorhanden ist.

Dazu ein Beispiel:
Sie möchten zur Bildbearbeitung die Software "Picture Plus Premium" verwenden, das Rechenzentrum bietet als gleichwertige Software "Adobe Photoshop Pro" an.

Computer-Zubehör wie z.B. Adapter, Tastaturen, Mäuse, Trackpads und Taschen muss bereits im Voraus bei der Beantragung von IuK/IT-Mitteln und Beschaffung von Geräten eingeplant und zusammen mit dem Rechner aus den entsprechenden Mitteln beschafft und finanziert werden:

• Aus zentralen IuK-Mitteln gekauftes Gerät: Zubehör wird zusammen mit dem Gerät beantragt und von der IT auch mit dem Gerät gekauft. Dabei sind die IuK-Standardausstattungen zu berücksichtigen.
  
  
• Aus anderen Mitteln (LOMI, eigene Kostenstelle, Projektmittel) gekauftes Gerät: Zubehör wird aus denselben Mitteln wie das Gerät beschafft.
  
  
• Privat gekauftes (dienstlich genutztes) Gerät: Zubehör muss privat gekauft werden. Die dienstliche Nutzung von privaten Geräten berechtigt nicht zum Bezug von Zubehörteilen wie  z. B. Adapter, Tastaturen, Mäuse, Trackpads usw. aus IT/IuK-Mitteln.

Nicht alle elektronischen Geräte, Zubehörteile und Verbrauchsmittel können über die IT bzw. IuK-Haushaltsmittel beschafft werden. Dazu gehören insbesondere:

• Mobile Speichermedien (CDs, DVDs, USB-Sticks, USB-Festplatten, Speicherkarten),
• Kartenlesegeräte,
• Akkus, Batterien, Ladegeräte,
• Headsets, Webcams,
• Toner, Tinte, Druckmaterialien,
• Smartphones/Handys, Tablets, Mobilfunkverträge,
• Telefone, Faxgeräte, Anrufbeantworter,
• Digitalkameras, Videokameras, Audio-/Videogeräte, Fernseher, Radios,
• digitale Diktier- und Aufnahmegeräte,
• Kopierer,
• Dienstleistungen, Schulungen, Betriebskosten, Mieten, Leasing, Apps,
• usw.

Beschaffungen können in diesen Fällen nur aus der Kostenstelle für Büro-/Verbrauchsmaterial oder der eigenen Kostenstelle über die zuständige Beschaffungstelle erfolgen.