IT-Ausstattung und -Beschaffung

Für die Arbeitsplatzausstattung haben Sie die Wahl zwischen einem Desktop-Gerät oder einem Laptop mit Arbeitsplatz-Bundle (zusätzlicher 24''-Monitor, Tastatur, Maus und einer Docking-Station für Windows-Laptops).

Zudem haben Sie die Wahl zwischen Windows- und Apple-Systemen.

Die aktuellen Modelle und Gerätekonfigurationen finden Sie auf der Webseite der IuK-Haushaltskommission, siehe "Standardkonfigurationen 2020" (die Seite ist nur per UHH-Login mit der persönlichen Benutzerkennung im Intranet der Universität erreichbar).

Weichen Ihre Ausstattungsbedarfe von den Standards ab oder benötigen Sie Zusatzgeräte, so teilen Sie dies mit einer fachlichen Begründung (s. u.: Beschaffung aus IuK-Haushaltsmitteln) Ihrer lokalen IT im Fachbereich bzw. der IT GW mit.

Tablets (z. B. iPad) werden nur in wenigen fachlich detailliert begründeten Ausnahmefällen (z. B. Drittmittelprojekt mit einer fachlichen Anforderung, die nur mittels einer Anwendung auf einem Tablet realisiert werden kann) beantragt bzw. beschafft.

Die Abschreibungsfrist (Nutzungsdauer) aller Geräte beläuft sich auf fünf Jahre. Ein Ersatz erfolgt nur bei Beschaffungen aus IuK-MItteln (s. u.).

Für die Ausstattung mit Informations- und Kommunikationstechnik (IuK) wird von der Fakultät jährlich ein Antrag auf IuK-Haushaltsmittel  (zentrale Investitionsmitteln der Universität) an die IuK-Haushaltskommission (IuK-HK) der Universität gestellt. In der Regel werden aus IuK-Mitteln beschaffte Geräte nach fünf Jahren ausgetauscht, wenn der entsprechende Bedarf weiterhin besteht. An Hand der Bestandslisten und dem Ergebnis einer Bedarfsabfrage in der Fakultät wird der Antrag erstellt. Standard-Arbeitsplatzsysteme erfordern keine gesonderte Begründung.

Darüber hinausgehende Bedarfe und Sonderbedarfe (sog. Sonderkonfigurationen) müssen nachvollziehbar und fachlich begründet werden. Aus dem Antrag muss hervorgehen, wie der spezielle Bedarf und die technische Konfigurationen fachlich begründet ist, wie das gewünschte Gerät in die vorhandene Infrastruktur integriert werden soll und wie das Betriebs- und Nutzungskonzept ausgestaltet wird. Die Passung zur IT-Strategie und zum IT-Portfolio der Fakultät muss nachvollziehbar dargelegt werden.

Unvorhergesehene Bedarfe (z. B. Ausstattung bei Neuberufung, Ersatz nach Defekt oder Diebstahl) können von der IT GW über einen IuK-Dringlichkeitsantrag beantragt werden. Der Vorgang benötigt aber längere Zeit für die Angebotserstellung, Antragstellung, Begutachtung, Mittelzuweisung, Beschaffung, Lieferung und technische Einrichtung der Hardware.

IT-Bedarfe in Berufungszusagen müssen über die lokale IT beschafft werden. Bitte stellen Sie dazu der lokalen IT den entsprechenden Teil der Berufungszusage zur Verfügung und sprechen Sie die konkreten Bedarfe und Wünsche ab. Auch hier müssen die Mittel zunächst beantragt und bereitgestellt, die Beschaffungsvorgänge abgewickelt, die Ware geliefert und die Geräte technisch eingerichtet werden, sodass die Ausstattung evtl. erst einige Zeit nach Ihrem Dienstantritt bereitgestellt werden kann. Bitte wenden Sie sich deshalb so früh wie möglich an Ihre lokale IT. Anders als bei normalen Berufungsmitteln stehen Ihnen evtl. genannte Summen nicht direkt zur eigenen Verfügung.

Im Rahmen von Berufungszusagen bereitgestellte IT-Mittel sind Haushaltsmittel der Universität Hamburg. Aus Berufungsmitteln getätigte Anschaffungen sind deshalb Eigentum der Universität Hamburg und nicht Eigentum des bzw. der Berufenen. Bei Verlassen der Universität Hamburg sind alle Geräte an die lokale IT zurückzugeben.

Drittmittelgeber erwarten in der Regel, dass die Arbeitsplatzausstattung der Mitarbeiter/-innen von der Universität gestellt wird. Bitte teilen Sie die Bedarfe frühzeitig der IT GW bzw. Ihrer lokalen IT mit.

Sollte der Drittmittelgeber Mittel für IT bereitgestellt haben, müssen auch in diesen Fällen die IT-Bedarfe bzw. Beschaffungsvorgänge über die lokale IT abgewickelt und die Regelungen für Beschaffung, Inventarisierung usw. eingehalten werden. Nach Ablauf des Drittmittelprojektes gehen die Geräte in den Besitz der Universität Hamburg über und müssen an die IT GW zurückgegeben werden.

Auch in diesen Fällen müssen die IT-Bedarfe über die IT GW beschafft und die Beschaffungsregeln eingehalten werden.

Ihr Ansprechpartner für IT-Beschaffungen (Hard- und Software) sind die IT-Verantwortlichen bzw. die lokale IT-Teams in den Fachbereichen der IT GW.

Aus dem Angebot eines unserer Rahmenvertragspartner schlagen wir Ihnen das passende Gerät vor bzw. nennen Ihnen den Preis. Von uns erhalten Sie einen ausgefüllten Bestellschein mit weiteren Informationen.

Die Bestellung wird von der Einkaufsabteilung ausgeführt und die Ware bei der für Sie zuständigen IT-Abteilung angeliefert. Wir informieren Sie, wenn das Gerät inventarisiert und technisch eingerichtet ist und an Sie übergeben werden kann.

Die aus diesen Mitteln angeschafften Geräte werden NICHT aus zentralen IuK-Haushaltsmitteln der Universität ersetzt und auch NICHT automatisch nach Ablauf der Abschreibungsfrist bzw. einer Nutzungsdauer von 5 Jahren getauscht!

Standard-Software (wie z. B. Office-Programme und Campus-Lizenzen) erhalten Sie über die lokale IT. Sonderbedarfe können mit entsprechender fachlicher Begründung des Nutzers/der Nutzerin über die Software-Multiplikatoren Ihres lokales IT-Teams im Rechenzentrum beantragt werden.

Bitte beachten Sie, dass Kosten für Apps, Software-Abonnements und Software-Wartungskosten nicht übernommen bzw. erstattet werden können. Es besteht zudem kein Anspruch auf eine bestimmte Software, wenn eine funktional vergleichbare Software vom Rechenzentrum bereitgestellt werden kann (Beispiel: Sie möchten zur Bildbearbeitung die Software "Picture Plus Premium" verwenden, das Rechenzentrum bietet als gleichwertige Software "Adobe Photoshop" an).

Bei der Beschaffung, Bereitstellung und Nutzung von Software sind die Verträge, Lizenzvereinbarungen und Nutzungsbedingungen strikt einzuhalten. Bei vielen Software-Produkten besteht aus lizenzrechtlichen Gründen eine Dokumentationspflicht; das heißt, die Einrichtungen/IT-Teams der UHH müssen die Installation von Programmen, die Nutzernamen, das Installationsdatum und die Anzahl der genutzten Lizenzen, zu unterzeichende Nutzungsvereinbarungen (Erklärung über den Erhalt und die Nutzung eines Software-Produktes) und ggf. weitere Daten (Seriennummer/UHH-Inventarnummer, Aufstellungsort des Rechners an der UHH, Benutzerkennung) schriftlich dokumentieren.

Nach Ende des Beschäftigungsverhältnisses muss die Nutzung der Software eingestellt werden, Installationen und Kopien der Software sind zu löschen bzw. zurückzugeben. Software-Produkte und -Lizenzen, die nicht mehr benötigt werden oder nach Vertrags-/Projektende nicht mehr genutzt werden dürfen, müssen dem lokalen IT-Team gemeldet werden, damit die Software deinstalliert wird und keine weiteren Kosten für nicht genutzte Lizenzen anfallen.

• Siehe auch: Software-Ausstattung und -Beschaffung

Zubehör muss bereits im Vorfeld bei der Beantragung von IuK/IT-Mitteln und Beschaffung von Geräten eingeplant und zusammen mit dem Rechner aus den entsprechenden Mitteln beschafft und finanziert werden:

• Aus zentralen IuK-Haushaltsmitteln gekauftes Gerät: IuK-Standardzubehör wird zusammen mit dem Gerät (als funktionale Einheit) beantragt und von der IT auch zusammen mit dem Gerät beschafft. Dabei sind bei der IuK-Antragstellung die Standardkonfigurationen der UHH mit dem jeweils für einen Gerätetyp vorgesehen Zubehör (notwendige Adapter, Tastatur, Maus, Tasche, ggf. Trackpad) zu berücksichtigen.
  
  Siehe dazu auch die Erläuterungen der IuK-Haushaltskommission der UHH (IuK-Budget als verwendungszweckgebundener Investitionstitel und GWG-Grenze) sowie die nicht vollständige Aufzählung mit Beispielen der nicht aus IuK-Mitteln finanzierbaren Komponenten, Zubehörteile, Verbrauchsmittel und IT-Dienstleistungen.
  
  
• Aus anderen Mitteln (LOMI, eigene Kostenstelle, Projektmittel) gekauftes Gerät: Zubehör wird aus denselben Mitteln wie das Gerät beschafft.
  
  
• Privat gekauftes (dienstlich genutztes) Gerät: Zubehör muss privat gekauft werden. Die dienstliche Nutzung von privaten Geräten berechtigt nicht zum Bezug von Zubehörteilen wie  z. B. Adapter, Tastaturen, Mäuse, Trackpads usw. aus IT/IuK-Mitteln.

Nicht alle elektronischen Geräte und Zubehörteile können über die IT bzw. IuK-Haushaltsmittel beschafft werden, ebenso keine Verbrauchs- und Büromaterialien. Dazu gehören insbesondere:

• Mobile Speichermedien (CDs, DVDs, USB-Sticks, USB-Festplatten, Speicherkarten),
• Kartenlesegeräte,
• Akkus, Batterien, Ladegeräte,
• Webcams, Headsets, Kopfhörer, Mikrofone
• Toner, Tinte, Druckmaterialien,
• Smartphones/Handys, Tablets, Mobilfunkverträge,
• Telefone, Faxgeräte, Anrufbeantworter,
• Digitalkameras, Videokameras, Audio-/Videogeräte, Fernseher, Radios,
• Diktiergeräte und Audiorecorder,
• Dienstleistungen, Schulungen, Betriebskosten, Mieten, Leasing, Apps
  
  
• Drucker: Bitte beachten Sie, dass Drucker seit Einführung des neuen Druckkonzepts der UHH mit einem neuen Rahmenvertrag für zentrale Multifunktionsgeräte ab November 2019 nicht mehr aus IuK-Haushaltsmitteln beantragt und bereitgestellt werden können.

Auch bei diesen Beschaffungen sind die für bestimmte Produktgruppen bestehenden Rahmenverträge (z. B. für Hardware, Apple-Geräte, Bildschirme, Software, Büromaterial, Toner/Tinte) sowie die Beschaffungs- und Vergaberichtlinien der Freien und Hansestadt Hamburg bzw. der Universität einzuhalten.

Finanzierung: Die Beschaffung erfolgt in diesen Fällen in der Regel aus der Kostenstelle der Nutzerin/des Nutzers oder aus der entsprechenden allgemeinen Kostenstelle (für Büro-/Verbrauchsmaterial) des Fachbereichs/Instituts/Projekts.

Beratung: Die lokale IT kann die Nutzer/-innen, wenn es um Teile/Zubehör/Erweiterungen für die von der IT GW beschafften und betreuten Geräte geht, bei der Modellauswahl, Konfiguration sowie bei Fragen der Kompatibilität unterstützen und Angebote aus IT-Rahmenverträgen, aus LeanCat oder internen Shops für IT-Artikel einholen. Bei sonstigen Fragen zur Beschaffung, zu Angeboten und Rahmenverträgen unterstützt das DLZ Einkauf oder ggf. der Strategische Einkauf der UHH - weitere Informationen zum Thema EInkauf finden Sie im KUS-Portal.

Bestellung: Die Bestellung erfolgt nach Übermittlung einer PDF-Bedarfsanforderung  oder eines SRM-Einkaufswagens der Nutzerin/des Nutzers an den Einkauf durch die zuständige zentrale Beschaffungstelle (DLZ Einkauf Campus(einkauf-campus"AT"verw.uni-hamburg.de)). Für weitere Informationen siehe das "Thema Bestellen" und "FAQ Einkauf UHH" im KUS-Portal der Universität.